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La Ruta de un Pre/Encuentro

IMPORTANTE

  • Las organizaciones tienen hasta el 15 de marzo para relizar Pre/Encuentros locales o temáticos.
  • Se recibirán actas de Pre/Encuentros hasta el 20 de marzo.
  • Solo las organizaciones que han generado actas de Pre/Encuentros podrán participar en la Reunión de Grupos de Trabajo que se realizará el 23 y 24 de marzo en Lima.
  • La Reunión de Grupos de Trabajo servirá para (1) construir la primera versión de la “Agenda de Incidencia Compartida“, (2) definir las acciones a realizar entre el 1 de abril y el 1 de agosto en preparación para el 5to Encuentro Nacional de Cultura (ENC), (3) diseñar el formato del 5to ENC y (4) elegir la sede del 5to ENC que se realizará  del 3 al 5 de agosto de 2017.

Paso 1: Revisa nuestro Plan de Trabajo

El primer paso es revisar el Plan de Trabajo del Programa Descentralizado de Pre/Encuentros, familiarizarse con los Principios Claves del programa y  con la metodología de un Pre/Encuentro. Revisa también el Cronograma de Pre/Encuentros por si hay un Pre/Encuentro realizado o por realizarse en tu localidad.

* Recuerda que pueden organizarse varios Pre/Encuentros en una localidad o región, y que también pueden realizarse Pre/Encuentros temáticos. Ponte en contacto con la Coordinación General si tienes alguna consulta.

Paso 2: Registra tus datos y Constituye un Grupo de Trabajo

El segundo paso tiene dos partes:

Primero debes inscribir a tu organización en el Programa, llenando el formulario de la Convocatoria Abierta para Organizaciones Culturales. Tus datos serán agregados a nuestra base de datos y recibirás información sobre las acciones que se están realizando en el marco de esta iniciativa.

Segundo, debes constituir un Grupo de Trabajo (GT) con otras dos organizaciones. Para hacerlo hay que completar el formulario de Registro de Grupos de Trabajo: http://bit.ly/2chkdym.

Los contactos de los miembros del Grupo de Trabajo serán agregados a la lista de correos (Googlegroup) de los Grupos de Trabajo, donde se comparte información clave para organizadores.

Una vez enviada la información recibirán una confirmación de la Coordinación General para poder iniciar el trabajo conjunto.

Paso 3: Define fechas y lugares

El tercer paso es definir la fecha y el lugar de la Reunión Informativa previa al Pre/Encuentro. Recuerda que no es obligatorio organizar una Reunión Informativa, pero es lo más recomendable.

Si es factible definir de una vez la fecha y el lugar del Pre/Encuentro, mejor. Así podemos empezar a generar los diseños de volante digital y banner para Facebook correspondientes, para ambos eventos.

La estructura de una Reunión Informativa está descrita aquí: http://bit.ly/ReuInfo
La estructura y metodología de un Pre/Encuentro está disponible aquí: http://bit.ly/PrencMtd

Recuerda definir fechas con mucha anticipación, para poder hacer una buena convocatoria.

Sugerimos organizar la Reunión Informativa antes del 1 de marzo y el Pre/Encuentro antes del 15 de marzo.

Recuerda: Las actas del Pre/Encuentro deben de ser enviadas a la Coordinación General antes del 20 de marzo, para poder participar como Grupo de Trabajo en la Reunión de Grupos de Trabajo que se realizará el 23 y 24 de marzo en Lima. En esa reunión solo podrán participar las organizaciones que generaron un acta del Pre/Encuentro realizado y la enviaron antes del 20 de marzo.

Paso 4: Envíanos tus logos y fotos

Una vez definida la fecha y el lugar, al menos para la Reunión Informativa, necesitaremos los logos de cada una de las organizaciones que forman parte del Grupo de Trabajo y 2 o 3 fotos de actividades culturales realizadas por las organizaciones. Con este material la Coordinación General procederá a realizar diseños de volante digital y banner para Facebook.

Por favor hacer esto con tiempo, pues esto demora unos días, considerando la “Cola de Diseño” que hemos implementado, donde se van generando la gráfica de acuerdo al orden de llegada de los materiales.
Pueden ver la cola de diseño aquí, y el tipo de información que requerimos para generar los diseños: http://bit.ly/2d7v3GZ

Paso 5: Arma una Nota de Prensa

El siguiente paso es armar una nota de prensa. Las notas de prensa tienen un formato muy simple, el mismo que es usado en el texto del evento en Facebook, para mandar la información a nuestro boletín (3,700 personas inscritas) y para medios locales.

La Coordinación General puede ayudar con la corrección del texto, una vez que generen un primer borrador. Aquí unos ejemplos de notas de prensa utilizados:
— 4ta Reunión informativa en Arequipa: http://bit.ly/2kwq700
— Reuniones Informativas en Huancayo: http://bit.ly/2kwuooC
— Pre/Encuentro en Cusco: http://bit.ly/2jAyk3a

Siempre se debe incluir el nombre de todas las organizaciones que forman parte del Grupo de Trabajo en la nota de prensa y el evento en Facebook, así como los datos del evento y una breve descripción de los objetivos de la actividad. Pueden usar los ejemplos de las notas de prensa anteriores, pero sugerimos darle un toque más local a el anuncio. Recomendamos ser directos, claros y concisos.

Paso 6: Crea un evento en Facebook

Con todo esto realizado podrán crear un evento en Facebook para la Reunión Informativa, incluso antes de tener los diseños, para aprovechar el tiempo. Pueden usar este banner mientras se completan los diseños.

  • Se recomienda generar el evento en una página de Facebook y no en un perfil personal. Para saber más sobre esta diferencia, visita esta página.
  • Incluye al Encuentro Nacional de Cultura en la parte de “otros organizadores”, así podremos hacer el pago por publicidad en Facebook.
  • Recomendamos crear el evento lo más pronto posible, pero sólo luego de completar los primeros cuatro pasos descritos.

Paso 7: Crea expectativa

Utiliza el evento en Facebook y la sección de “Conversación” para enviar información a los posibles participantes. Puedes compartir con ellos los contenidos de la web del Programa de Pre/Encuentros. Por ejemplo:

Paso 8: Invita, pero amplía la invitación

Invita a todas las personas y organizaciones que conozcas, pero además esfuérzate por lograr una mayor diversidad de participantes, acercándote a grupos y redes que no conoces tanto, que te parece importante invitar y/o que sientes no suelen participar en espacios como estos. Incluye estos intereses en los mensajes que publiques en el evento en Facebook.

Realiza invitaciones directas, no confíes sólo en Internet. Los Pre/Encuentros con mayor asistencia han contado con una campaña de difusión digital, pero sobre todo con invitaciones directas, incluyendo llamadas telefónicas para comprometer a organizaciones locales. 

Paso 9: Confirma a los moderadores y el espacio

Antes del Pre/Encuentro confirma la participación de tus moderadores. Recuerda que se requiere aproximadamente 1 moderador por cada 5 o 6 participantes. Confirma también el local del evento y asegúrate que todo estará listo para recibir a los participantes.

Paso 10: Prepárate para grabar y registrar todo

Es importante contar con grabaciones de todos los debates. Esto significa contar con al menos una grabadora por cada grupo que se forma durante el Pre/Encuentro. Este registro no se hace público, pero ayuda al momento de elaborar el acta. Coordina con los moderadores para que se encarguen de grabar las sesiones, utilizando sus teléfono móviles, o grabadoras.

Paso 11: El Pre/Encuentro

El Pre/Encuentro tiene una metodología específica. Revísala con cuidado y con anticipación. Envíanos un correo si tienes alguna duda.

Paso 12: Redacta el acta y envíala

Este paso es tan importante como la realización de un Pre/Encuentro. El acta registra los acuerdos y desacuerdos que surgieron durante el Pre/Encuentro. No dejes la elaboración del acta para mucho después. Es mejor escribirla rápidamente.

  • Puedes ver ejemplos de actas realizadas, aquí.
  • Puedes descargar el acta de San Juan de Lurigancho para usarla como una plantilla, aquí.
  • Envía el acta terminada a la Coordinación General: contacto(a)encuentrocultura.pe

 

¿Qué pasa después de enviar el acta?

  • El acta será publicada y se recibirán comentarios por 21 dias. Luego de este periodo se procederá cerrar el acta, integrando en la medida de los posible, los comentarios recibidos.
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  • Todos los Grupos de Trabajo que han realizado Pre/Encuentros y generado actas podrán participar en la Reunión de Grupos de Trabajo que se realizará el 23 y 24 de marzo en Lima.
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  • La Reunión de Grupos de Trabajo servirá para (1) construir la primera versión de la “Agenda de Incidencia Compartida“, (2) definir las acciones a realizar entre el 1 de abril y el 1 de agosto en preparación para el 5to Encuentro Nacional de Cultura (ENC), (3) diseñar el formato  y (4) elegir la sede del 5to ENC que se realizará  del 3 al 5 de agosto de 2017.

Se ofrecerán un número limitado de Ayudas a la Movilidad para garantizar la participación de al menos un representante de cada Grupo de Trabajo.

— Si tienes alguna consulta ¡mándanos un mensaje!

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Foto: Jorge Portugal (Art-Restauro)