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Reuniones Informativas y de Coordinación

Reuniones Informativas

Las Reuniones Informativas sirven para dar a conocer el programa entre organizaciones locales, buscando atraer al público en general y a la prensa local. Se recomienda iniciar el trabajo hacia la realización de un Pre/Encuentro local con este tipo de reuniones para lograr captar el interés de personas, entidades y organizaciones locales e ir sumando voluntades hacia la realización de un Pre/Encuentro local.

Las Reuniones Informativas suelen durar entre 90 y 120 minutos. Sugerimos que estas se estructuren de la siguiente manera:

(1) Registro de participantes

 

Se abre un registro presencial de participantes en la sede de la Reunión Informativa.
El registro deberá recoger información sobre los nombres y contactos, así como datos sobre la organización a la cual pertenecen.Los datos serán utilizados para mantener a los asistentes al tanto de los avances hacia el Pre/Encuentro local y para compartir información pertinente (Actas, siguientes Pre/Encuentros, información sobre el 5to ENC, etc.) La información recogida en el registro será compartida con la Coordinación General del Programa Descentralizado de Pre/Encuentros para que estas personas sean añadidas a la base de datos del ENC y puedan recibir el boletín del programa.
(2) Palabras de bienvenida — 10 minutos
Se da la bienvenida a los asistentes y se presenta a las organizaciones que forman parte del Grupo de Trabajo (GT) a cargo tanto de la Reunión Informativa como de la organización rumbo a un Pre/Encuentro local.Es importante dar cuenta sobre el interés de las organizaciones por sumarse al Programa Descentralizado de Pre/Encuentros y por qué les parece pertinente esta iniciativa a nivel local.

Estas son algunas preguntas clave para el GT que pueden servir para orientar esta parte de la Reunión Informativa: 

  • ¿Quienes forman parte del Grupo de Trabajo y cómo se constituyó?
  • ¿Cómo se enteraron del Programa y por qué les interesa?
  • ¿Por qué les parece relevante esta iniciativa para el contexto local?
  • ¿Qué esperan lograr con la realización de un Pre/Encuentro en la localidad?
(3) Presentación sobre el Encuentro Nacional de Cultura (ENC) y el Programa Descentralizado de Pre/Encuentros — 35 minutos La Coordinación General ha generado una presentación en Powerpoint y un texto que puede ser leído mientras se proyectan las imágenes.

Descarga: http://bit.ly/2b4nr7M — documentos actualizados al 10/12/2016.

La presentación contiene información sobre la historia del ENC, el Programa Descentralizado de Pre/Encuentros, la metodología que se emplea y los avances que se han logrado hasta la fecha. La presentación puede durar alrededor de 30 minutos, pero puede extenderse hasta 40 minutos, si se va lento.

 (4) Preguntas y diálogo entre los asistentes  — 30 minutos Se abre el diálogo entre los asistentes para recibir preguntas. En caso no se esté seguro de la respuesta o no se está satisfecho con al información brindada se tomará nota para poder difundir esta información luego de la reunión, a través de correos o redes sociales.

Más allá de las preguntas sobre la presentación misma, sobre el ENC ó el Programa, se recomienda generar un diálogo en torno a estas preguntas:

  • ¿Cómo creemos que realizar un Pee/Encuentro local podría aportar a el trabajo de gestores y organizaciones culturales en nuestra localidad?
  • Entendiendo al Pre/Encuentro como una iniciativa de la sociedad civil que busca reunir a gestores y organizaciones locales ¿Qué retos o dificultades vemos por delante, mientras avanzamos hacia la realización de un Pre/Encuentro local? ¿Cómo podríamos resolverlas?
  • ¿Qué dudas nos quedan luego de la presentación y cómo podríamos absolverlas? 

* Se toman nota de las dudas que no se pueden disipar en la sesión a partir de la información que parece en el Plan de Trabajo, para absolverlas en diálogo con la Coordinación General.

 (5) Hacia un Pre/Encuentro local — 25 minutos Una Reunión Informativa es un momento clave para sentir el pulso de la comunidad local en torno a una iniciativa como esta, para dialogar y recibir retroalimentación y sugerencias del colectivo. También es el momento ideal para buscar más alianzas locales y la suma de más organizaciones y gestores que quieran impulsar este proceso a nivel local.

Las siguientes preguntas pueden orientar la conversación, ya en torno a los detalles específicos del Pre/Encuentro local que se quiere realizar:

  • ¿Cuánto se ha avanzado y definido hacia la realización de un Pre/Encuentro local?
  • ¿Qué más se necesita y cómo pueden ayudar los demás?
  • ¿Qué expectativas tienen los asistentes respecto a la realización de un Pre/Encuentro? ¿Son realistas? ¿Podrán ser atendidas por el GT a través de una iniciativa de este tipo?
  • ¿Qué metas locales o de organizaciones locales podrían verse reforzadas por los resultados de un Pre/Encuentro?
  • ¿Quiénes — organizaciones y personas — faltan en la Reunión Informativa y deberían de participar de todas maneras en el Pre/Encuentro? ¿Cómo lo logramos?
  • ¿Valdría la pena realizar una segunda Reunión Informativa más adelante, antes del Pre/Encuentro?
  • Luego del Pre/Encuentro y más allá del Acta que se tiene que elaborar: ¿que uso le podemos dar a las ideas que surgirán del Pre/Encuentro? ¿Qué otros procesos podemos activar a partir de este esfuerzo? 
 (6) Cierre — 10 minutos Se cierra la Reunión Informativa agradeciendo la presencia de los participantes y comunicando claramente cuales serán los siguientes pasos que se tomarán. Por ejemplo, se puede comunicar que todos los presentes serán añadidos a la base de datos del ENC y que recibirán sus boletines.

Además, se puede anunciar si se mandará un correo a los participantes desde el Grupo de Trabajo para contarles sobre los avances que se van logrando, si se sostendrá una segunda Reunión Informativa, si se espera que difundan la fecha del Pre/Encuentro, cuándo  y cómo, etc.

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Reuniones de Coordinación

Las Reuniones de Coordinación son reuniones donde las organizaciones locales se reúnen para constituir un Grupo de Trabajo y/o para coordinar acciones hacia la realización de un Pre/Encuentro. Estas reuniones suelen congregar a organizaciones locales y no necesariamente están abiertas al público en general y a los medios de comunicación.


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